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Esta es la habilidad N° 1 para el trabajo en el futuro

Esta es la habilidad N° 1 para el trabajo en el futuro

Son las nueve de la mañana: caminas por tu oficina, te sientas, enciendes tu computador e intentas comenzar tu día de trabajo. Y entonces todo el mundo comienza a hablar del último tuit de Donald Trump, luego un miembro familiar comienza a enviarte mensajes de texto.

Tú coges el teléfono para mirar las notificaciones de noticias y respondes tú texto, solamente para chequear una publicación de Facebook, luego comienzas a ver un vídeo de youtube. De repente y antes de que te des cuenta, una ahora ha pasado, y no has completado una sola tarea relacionada con tu trabajo.

La carencia de enfoque llega con un costo.

El desafío en el trabajo, por supuesto siempre ha sido esquivar las cosas que nos distraen. Pero las distracciones de hoy se sienten de un modo diferente.

El monto de información disponible, la velocidad a la cual es diseminada y la ubicuidad del acceso a contenido nuevo en nuestros dispositivos se han conjurado para formar una herramienta de distracción.

¿Cuál es el costo de todo esto? En 1971, el psicólogo Herbert A. Simon enfatizó que la riqueza de información significa una escasez de algo más: la atención.

Eso era cierto hace décadas, pero es mucho más cierto que nunca hoy. La atención, aparece, parece ser el último recurso escaso de la economía de hoy. Y si no enfrentamos este problema justo ahora, solamente se volverá mucho peor.

La habilidad más importante del siglo 21.

El espacio de trabajo está cambiando rápidamente, y en el futuro cercano, habrá dos tipos de personas en el mundo: aquellos que dejan que sus vidas y su atención sean controladas y coaccionadas por otros, y aquellos que orgullosamente se llaman a sí mismos “enfocados”.

Los investigadores nos han estado diciendo que la atención y el enfoque son la materia prima de la creatividad humana y de la productividad. Y en una era de creciente automatización, los profesionales que más demandan los empleadores son aquellos que tienen tareas relacionadas con la creatividad en la solución de problemas, las soluciones novedosas y el tipo de curiosidad e ingenuidad humana que resulta de enfocarse profundamente en una tarea a la mano.

Dicho esto, la capacidad de enfocarse es la habilidad más importante del siglo 21. Muchos expertos, incluyendo Adam Grant, quien dice que “el éxito y la felicidad pertenecen a las personas que pueden controlar su atención”, han señalado la importancia del ‘enfoque’.

Aquí hay algunas de las distracciones más comunes en el sitio de trabajo y la forma en qué puedes trabajar para dominar esta habilidad; siendo una persona que nadie puede distraer. 

El email.

El email es la maldición del trabajador moderno. Un estudio publicado en la Revista Internacional de Administración de la información encontró que los trabajadores de oficina gastan en promedio 64 segundos después de revisar su e-mail para reorientarse y volver al trabajo.

Para reducir el monto total de tiempo que gastas chequeando el inbox de tu correo electrónico, debes enfocarte en dos cosas:

1.Reducir el número total de mensajes recibidos: Para recibir menos mensajes, primero tienes que enviar menos mensajes por correo. Suena algo obvio, pero la mayoría de emails que envíanos y recibimos no son realmente urgentes, aún así la debilidad variable de nuestro cerebro por la recompensa de recibir cada mensaje, sin consideración de la forma, hace que tratemos cada texto recibido como si fuera un asunto de urgencia. Esta tendencia nos condiciona para estar pendientes de nuestro correo electrónico de manera constante. Y esto es un gran error.

2.Reducir el tiempo gastado enviando correos: El aspecto más importante de los emails es cuán urgente es la necesidad de una respuesta. Porque olvidamos cuando la persona que envío el mensaje necesita una respuesta. ¿La solución? Solamente revisa cada email dos veces: Cuando primero abras el email, responde esta pregunta antes de cerrarlo: ¿Cuándo requiere una respuesta? Entonces, etiqueta ese correo con la ficha “Hoy” o “Esta semana”. Al hacer esto, dedicas más tiempo para brindar información más importante en cada email, y te preparas para la segunda vez que abras el correo. (Por supuesto, para mensajes súper urgentes, los mensajes tipo “responde ahora mismo”, ve y responde de forma inmediatamente”.

Grupos de chats

Jason Fried, cofundador de una popular aplicación de mensajería Basecamp, reconoció que estar en un grupo de chat puede ser similar a “estar todo el día en una reunión con participantes escogidos al azar y sin una agenda”. 

Fried recomienda poner en práctica estas tres reglas cuando se trata de grupos de chats.

1.Úsalo como una sauna: Entra en un momento y sal cuando hayas revisado lo necesario.

2. Prográmalo: establece un tiempo para los chats de grupo en tu calendario.

3. Sé selectivo: Entre más pequeño sea el grupo, mucho mejor será. La clave aquí es asegurarte de que todos los participantes del grupo puedan añadir valor al hacer parte de las conversaciones.

4. Úsalo de manera selectiva: Los grupos de chats son buenos para algunos temas y grupos, pero no para todos- de manera que se consciente de la forma en qué tu los usas.

Reuniones

El objetivo principal de la mayoría de las reuniones debe ser obtener un consenso acerca de una decisión, no crear una cámara de eco para los pensamientos del organizador de la reunión.

Una de las formas más fáciles de prevenir reuniones superfluas es requerir dos cosas para cualquiera que convoque una:

1.Hacer circular una agenda con el problema que va a ser discutido. Si no hay agenda, que no haya reunión.

2.Da una solución en una fórmula escrita: No debería tomar más de una o dos páginas evaluar un problema, hacer un razonamiento al respecto y dar la respectiva recomendación de solución.

Estar presente es también importante. Una vez que la reunión ha sido sostenida, las laptops y los teléfonos de todos los participantes deben estar apagados y dejados sobre el escritorio, de manera que todas las personas puedan estar en la reunión de cuerpo y mente.

Tú teléfono

Nuestros smartphones se han convertido en herramientas indispensables. Este dispositivo milagroso, sin embargo, es también una fuente mayor de potenciales distracciones. La buena noticia es, que ser dependiente no es lo mismo que ser adicto.

El plan siguiente puede ahorrarte incontables horas de tiempo desperdiciado en el teléfono. Aún más, implementarlo toma menos de una hora desde el comienzo hasta el final, sin dejar excusas para que llames a tú teléfono una “distracción” de nuevo.

1.Desinstala aplicaciones que ya no estés usando. Esto te ayudará a preguntarte a ti mismo qué aplicaciones te están sirviendo de una manera positiva y cuáles no. Esto te ayudará a mantener las aplicaciones que te ayudan a aprender y mantenerte saludable. También remueve las aplicaciones que dejan alertas de noticias con titulares estresantes.

2. Desinstala las aplicaciones que ames. Esto puede significar olvidarte de aplicaciones como Facebook, Youtube o Twitter en el teléfono. Úsalos únicamente en el computador, de manera que evitarás que estas se conviertan en una distracción constante en tu teléfono.

3.Reordena tus aplicaciones: Busca colocar las aplicaciones que más usas en un espacio de la pantalla de fácil acceso de manera que no pierdas tiempo buscándolas. Estas son las herramientas primarias.

4. Cambia la configuración de tus alertas de manera que recibas menos notificaciones. Toma menos de treinta minutos ajustar tus notificaciones y después de ahorrará una cantidad de tiempo valioso. Pregúntate a ti mismo cuáles son las aplicaciones que pueden interrumpirte en medio de una reunión de trabajo.

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Compañeros de trabajo.

Mientras que las plantas abiertas de las oficinas fueron diseñadas para impulsar el intercambio de ideas y la colaboración, estas frecuentemente conducen a la distracción. Las interrupciones tienden a hacer decrecer la satisfacción general de los trabajadores e incrementan los errores.

Un estudio en varios hospitales, coordinado por la Universidad de California, San Francisco, por ejemplo, encontró un 88% de caída en el número de errores que las enfermeras cometían cuando ellas vestían chalecos anaranjados que servían como alerta para que sus colegas no las interrumpieran.

Como las enfermeras del estudio, tú puedes reducir el número de interrupciones al trabajar colocando un cártel de “No interrumpir” de forma visible en tu escritorio. El cártel también puede decir “Necesito enfocarme ahora mismo, pero por favor ven más tarde”. 

Esta es una manera simple de dejar que tus colegas sepan que tú no quieres ser interrumpido. Es algo grandioso porque envía un mensaje directo y claro, de una forma que los auriculares de música no pueden hacer.

Con información de CNBC.

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